BLOG PAGE

STAY UP TO DATE

Echt plezierig werken?

Van welke informatie word je echt blij? Er is maar één goed antwoord op deze vraag en dat antwoord lijkt heel logisch. Wat onlogisch is, is dat er nog geen goed antwoord was.

Informatie die vindbaar is en van grote betekenis is voor jouw rol!

Dat is het enige juiste antwoord op de vraag van welke informatie je blij wordt! Lees ‘m desnoods nog maar een keer over. Sterker nog wat niet vindbaar is heeft geen enkele waarde en is een keiharde aanslag op het intellectuele eigendom van de organisatie. Maar hoe blij ben je in werkelijkheid als het gaat over jouw “zoek- en vindvermogen?”

De onlogische realiteit

Heb je weleens lang gezocht zonder resultaat? Bijvoorbeeld naar een document of link die je eerder onder ogen hebt gehad. Het is kwijt en vervolgens begint een tijdrovende zoektocht. Je zoekt in e-mail, persoonlijke folders, SharePoint, Onedrive, CRM-systemen of kwam deze informatie toch van een externe partij af? De onlogische realiteit is dat er geen makkelijk te gebruiken centrale tool is om alles intern te vinden. Ook niet als je snel vanuit al je systemen naar nieuwe kennis op zoek bent. Extern bestaat zo’n tool wel; Google.

Het logisch antwoord

Het altijd kunnen vinden van informatie die voor jou persoonlijk van grote waarde is. Dat was de uitdaging. Het goede nieuws is dat het kan! Microsoft heeft de afgelopen jaren enorm geïnvesteerd in het personaliseren van search. Dit door het inzetten van machine learning technologie, een vorm van artificial intelligence.

Alle activiteiten die een medewerker doet in Microsoft Office 365 worden geregistreerd en opgeslagen in Microsoft Graph. Deze tool houdt bij welke documenten geopend, gedeeld en verstuurd worden. Ook is Microsoft Graph dusdanig intelligent dat bijgehouden wordt naar welke content iemand zoekt en aan welke vergaderonderwerpen wordt deelgenomen. Uit al dit zoek-, click- en deelname gedrag weet Microsoft Graph een persoonlijk profiel op te stellen en te bepalen wat voor jouw functie relevant is. Collega’s die dezelfde interesses delen, op zoek zijn naar gelijksoortige informatie en het zelfde gedrag vertonen, worden daardoor met elkaar verbonden. Daar ligt misschien wel de grootste kracht. Het brengt mensen bij elkaar. Maar we gaan nog een stap verder. Het gaat niet alleen om vinden van de juiste informatie, maar ook om het creëren van deze informatie; wat tegenwoordig met een mooie verzamelnaam content wordt genoemd.

Relevante content, gemaakt door iedereen

Het traditionele content genereren en content plaatsen is bij veel organisaties een “Top-down” aangelegenheid. Zoals de Marketingafdeling, de HR-afdeling of de Service afdeling die van bovenaf de informatie via bijvoorbeeld verschillende SharePoint sites delen. Onze gedachte is anders; iedere medewerker heeft zijn specifieke kennis en expertise en creëert daarmee dus ook waardevolle content. Tijd dus voor “Bottom-up”: Content creatie door iedereen en voor iedereen. Het totale kennisniveau van de organisatie wordt hierdoor enorm vergroot. Het is als het constant gebruik kunnen maken van iemands talenten.

Meetroo entree

Maar wat heb je aan deze content als het niet toegankelijk is? Bovenop de Enterprise search mogelijkheden die in Microsoft 365 zitten bieden wij een extra laag, Meetroo entree. Hiermee kan iedere collega waardevolle links, informatie en externe resources delen met de gehele organisatie of een specifieke doelgroep. Zo wordt informatie ook binnen de organisatie ‘gecrowdsourced’, waardoor een grote groep medewerkers zich betrokken zullen gaan voelen bij het verzamelen en vastleggen van kennis.Dat levert nog een aantal extra voordelen op die de onderlinge samenwerking sterk verbetert. Meetroo entree zorgt dat er continu aandacht is voor het delen en vinden van relevante content:

• Content creëren wordt van iedereen.

• Kennis delen wordt van iedereen.

• Iedere medewerker kan op een eenvoudige manier relevante informatie toevoegen, voorzien van afdelingsnaam, titelbeschrijving, trefwoord en link.

• Iedereen kan zoeken op trefwoorden en links naar zowel interne-als externe sites worden zichtbaar.

• Hoe meer mensen de informatie relevant vinden, hoe hoger de interne ranking.

• Eén centrale locatie, de Meetroo Hub, waardoor je nooit meer hoeft te zoeken in e-mail of nieuwe medewerkers iets hoeft na te sturen.

Altijd goed vindbare informatie?

De uitsmijter moet je altijd voor het laatst bewaren. Want wat nu als je zoekt op een trefwoord en je ziet helemaal niets? Dan hebben we nu de mogelijkheid om deze zoekactie met één druk op de knop door te schieten naar andere database- en content systemen, inclusief het internet (Bing/Google). Dus in plaats van tonnen te investeren om alle content van die systemen aan elkaar te knopen, heb je hiermee een oplossing om de beschikbare content razendsnel boven tafel te krijgen.

Zin in plezieriger werken?

Ik word blij van elke reactie en adviseer graag verder om het kennisniveau een boost te geven door middel van altijd vindbare, relevante informatie en de creatie van content door iedereen.

Maarten Visser – Tel: 06 – 43009572 – mvisser@meetroo.nl

volg ons

en mis nooit de laatste updates