BLOG PAGE

STAY UP TO DATE

De 3 componenten van de ideale werkplek

Weet je wat de hoofdoorzaak is waarom veel mensen de ideale werkplek nog steeds niet ervaren? Zij worden veel te vaak GESTOORD in de dagelijkse werkzaamheden! Waarschijnlijk herken je zelf ook een toenemend aantal momenten waarop je wordt afgeleid. Dit moet anders!

Een enorme verspilling van productiviteit

Ben je net halverwege iets wat je graag had willen afronden, moet je alweer een meeting in. Je vindt dat je moet reageren op een e-mail of iemand komt naast je bureau staan. Of als het je gelukt is om wat tijd vrij te maken en een rustige werkplek te vinden dan wordt je weer eens afgeleid door een telefoontje of een WhatsApp van een belangrijke klant. Onderzoek toont aan dat 40% van de medewerkers hun productieve tijd verliezen door het switchen van taken, vaak door ongeplande afleiding. Hoe creëer je dan wel de ideale werkplek?

Drie componenten die het werk een stuk plezieriger maken

Wil je voorkomen dat je wordt afgeleid en je daardoor kunt gaan concentreren op taken die er echt toe doen, dan zijn de volgende componenten van belang:

Component 1: Cultuur – maak afspraken!

Allereerst zal je onderlinge afspraken moeten maken over de wijze waarop je binnen jouw organisatie met elkaar wilt communiceren. Als voorbeeld schreef ik al in 2011 voor Computable dat collega’s elkaar veel minder via e-mail moeten spammen. Of we daar zeven jaar later ook in geslaagd zijn durf ik in veel gevallen te betwijfelen.

Teveel afleiding door e-mail is slechts een voorbeeld. Er worden binnen heel veel bedrijven collega’s van het werk af gehouden door deel te nemen aan zinloze, veel te lange vergaderingen maar bijvoorbeeld ook door Instant Messages op Skype. Kortom, maak afspraken! Zoals wanneer het ‘not done’ is om je collega (digitaal of fysiek) te storen als hij in Microsoft Teams of Skype op “Bezet” of “Niet storen” staat.

Communiceer deze afspraken, neem ze op bij de onboarding van nieuwe medewerkers en spreek elkaar aan op ongewenst gedrag. Want iemand die regelmatig personen onnodig uit hun concentratie haalt of meetings organiseert die slecht gemanaged worden zorgt iedere keer feitelijk voor keiharde euro’s bedrijfsschade!

Component 2: Fysieke ruimte – omdat rust soms nooodzakelijk is!

Ideaal werken betekent ook dat er ergens letterlijk ruimte voor jou alleen moet zijn. Waar je niet plotseling op je schouders getikt wordt door een collega, maar ongestoord kunt werken aan datgene wat voor jou die dag superbelangrijk is. Alleen maar werken in een open kantoor werkt niet. Onvrijwillig luister je toch mee met de gesprekken op de werkvloer en ben je wederom afgeleid. Zorg dus voor plekken waar rust is en medewerkers hun gedachten de vrije loop kunnen laten gaan.

Component 3: Technische Hulpmiddelen – zet ze op de juiste manier in!

Minder tijd verspillen, productiever werken en blije collega’s? Dat kan zeker ook door de technologie op de juiste wijze in te zetten. Neem nu een heel simpel voorbeeld tussen ‘iets opschrijven’ en ‘iets zeggen’. Mogelijk kom je dan tot de conclusie dat een Skype call (gesprek) tot een sneller en gewenst eindresultaat leidt dan elkaar continu met e-mails of andere tekstberichten te vermoeien. Gewoon omdat een video-of Skype call real time is (synchroon) en niet is zoals een e-mail (asynchroon) die bij de afhandeling ervan alweer verouderd kan zijn. Dit slechts als voorbeeld. Het gaat om het vinden van de juiste balans en het duidelijk met elkaar af te spreken welke hulpmiddelen, wanneer ingezet moeten worden.

Tot slot

Aanvullend wil ik je nog de tip mee geven om naar deze korte video van Jason Fried te kijken. Jason is de oprichter van Basecamp, en ontwikkelde 15 jaar geleden de eerste oplossingen voor chat based collaboration, vergelijkbaar met de basis principes van Slack en Microsoft Teams. De video is 8 jaar oud, maar nog steeds zeer actueel.

Maarten Visser – Tel: 06 – 43009572 – mvisser@meetroo.nl

volg ons

en mis nooit de laatste updates