BLOG PAGE

STAY UP TO DATE

Informatie consumptie en olifantenwijsheid

Op de vraag “hoe eet je een olifant?” kennen de meeste wel het antwoord. In ieder geval eet je ‘m niet in één keer op, want zo’n groot beest valt niet te behappen. Op de vraag “hoe consumeer en verteer je grote hoeveelheden informatie is het antwoord het zelfde: IN KLEINE STUKJES!

De realiteit is dat mensen dagelijks grote brokken informatie op zich afgevuurd krijgen en van hen verwacht wordt dat ze deze kunnen verwerken. Als het nou alleen die grote brokken waren, was het misschien nog te doen, maar daarnaast moeten we ook nog dagelijks drinken uit de informatie brandslang (firehose) afkomstig van email, whatsapp, (social)media, voice en video calls. En dan vinden we het gek dat mensen moeite hebben om nog volledige documenten te lezen.

Daarom wil ik je graag twee olifantenwijsheden meegeven:

Olifantenwijsheid 1: Maak informatie behapbaar

Bij een nieuwe medewerker introductie of bij de lancering van ‘weer iets nieuws’ bestaat vaak de neiging om de ‘informatie olifant’ in één keer voor te schotelen. Medewerkers krijgen in korte tijd zoveel informatie te verwerken, waardoor men een aantal dagen later de helft reeds is vergeten is. Het valt simpelweg niet te verteren. Terwijl de echte vragen pas na een tijdje ontstaan. Dan blijkt die informatie opeens slecht toegankelijk te zijn en in goed verstopte documenten te zitten bestaande uit vele tientallen pagina’s.

Daarom is het opslaan en toegankelijk maken van dit soort informatie in hapklare brokken een must als je wilt dat medewerkers de informatie bij hun dagelijkse werkzaamheden gaan gebruiken. Meetroo Entree is een ideale oplossing om medewerkers eenvoudig te laten snacken van stukjes olifant.

Olifantenwijsheid 2: Bepaal wanneer het nodig is om informatie te consumeren?

Bij het verwerken van informatie gaan je hersenen aan de slag. Net zoals je je maag niet continu van eten kunt voorzien, omdat er dan serieuze problemen ontstaan, geldt ook dat je niet constant je denkvermogen onder druk kunt zetten. Informatiediscipline en een andere mindset zijn nodig om ervoor te zorgen dat medewerkers niet midden in de nacht al aan de dag gaan beginnen met het lezen van e-mail. Net zoals je een ontbijt, lunch en diner hebt, zou hetzelfde moeten gelden voor email verkeer. Twee, maximaal drie keer per dag je e-mail verwerken en de rest van de dag je out-of-office assist aan zetten, zodat je productievere en inspirerende dingen kunt doen.

“Een gemiddelde kenniswerker wendt zich 50 tot 100 keer per dag naar e-mail en besteden gemiddeld 20 uur per week aan het beheren van e-mail”

Dit moet stoppen. Want dit is een volledige vernietiging van kapitaal!

Samengevat

Er zijn hele plezierige tools om informatie behapbaar te maken en goed te kunnen verwerken. Daarnaast helpen we je graag om wat meer discipline en mindset bij medewerkers te krijgen met betrekking tot overconsumptie van informatie. Omdat dat laatste nu eenmaal een negatieve invloed heeft op persoonlijk welzijn, besluitvorming, innovatie en productiviteit. En dat kan wat ons betreft nooit de bedoeling zijn.

Weg met die‘informatieolifanten!’

Maarten

volg ons

en mis nooit de laatste updates