BLOG PAGE

STAY UP TO DATE

Een oproep tot betere IT begeleiding van medewerkers

Dat er zoveel reacties zouden komen op mijn recente Video op LinkedIn had ik niet verwacht. Uit de reacties en berichten die ik ontving blijkt dat vele mensen het door mij aangekaarte probleem ook ervaren en dat het hoog tijd is om dit gezamenlijk op te lossen. Waar gaat het over?

Het is “5 voor 12” als het gaat om een IT basis opleiding voor iedereen.

Het probleem is dat we vanuit de IT van nature de focus hebben op nieuwe techniek en complexiteit, maar dat de meeste werknemers behoefte hebben aan begeleiding bij het dagelijks gebruik van de PC, Mac, Windows en Office 365. Medewerkers beschikken over veel krachtige tools, maar omdat deze er zo ingewikkeld uitzien en nóg meer kennis lijken te vereisen zal men hier niet snel mee durven te starten. In de praktijk blijkt het grootste deel van de medewerkers niet te beschikken over de basisvaardigheden om goed gebruik te maken van applicaties zoals Outlook, Word, PowerPoint en Excel. Hoeveel productiever zouden medewerkers niet kunnen worden wanneer ze de IT hulpmiddelen beter zouden benutten, en zou hun werk ook niet gemakkelijker en plezieriger worden?

Focus op de basisvaardigheden

Er bestaat (helaas) geen diploma ‘basis IT vaardigheden’ die iedereen moet behalen. Daarom moeten we onze klanten helpen met het aanleren van deze skills. Als voorbeeld: Hoe kun je met Outlook via 1 email eenvoudig een afspraak plannen met meerdere interne en externe aanwezigen? De meeste mensen hebben geen idee, en zullen er vele telefoontjes en emails voor nodig hebben, terwijl middels de in Outlook geïntegreerde "FindTime" functionaliteit dit mogelijk is zonder complexe afstemming. Er zijn veel van dit soort voorbeelden te bedenken waardoor er minder fouten worden gemaakt en er wekelijks vele uren voor werk én ontspanning beschikbaar komen. Over dit onderwerk schreef ik niet lang geleden een ander blog artikel.

Welke tools heb je dan nodig?

Echte adoptie begint bij meer aandacht voor de basisbehoeften van medewerkers en het creëren van korte, periodieke trainingsmomenten. Het vergt vooral een andere mindset, zowel bij de werkgever als bij de medewerker. Wil je bijblijven dan gaat het tegenwoordig om continu leren.

Als IT leverancier kan je helpen met het opstellen en communiceren van “Tips & Tricks”, Quick Reference Cards en korte “How-to-videos”, maar ook het doen van praktische oefeningen. Je zult een duidelijk doel kunnen stellen dat helder wordt gecommuniceerd vanuit het management. Dit tezamen met veel aandacht voor de medewerker en het leren op de werkvloer maakt dat mensen het gevoel krijgen dat de organisatie stappen vooruit gaat maken en dat men hier zelf ook beter van wordt.

Positieve signalen

Echte adoptie kunnen we alleen maar samen oplossen. Daarom ben ik blij dat er vanuit de reacties op mijn video nu al bedrijven zijn die graag willen praten om elkaar te versterken. Ook wordt dit probleem gelukkig steeds door Microsoft onderkent. Zo zal men later dit jaar komen met “Microsoft Training Services” waarmee altijd ‘up to date’ Office 365 training materiaal, zoals videos via een Webpart in een SharePoint site, eenvoudig beschikbaar zal worden gesteld.

Tip: Via deze link kun je je alvast inschrijven.

Doe mee met het bereiken van echte adoptie!

Iedereen die ideeën of suggesties heeft om het werken met IT op kantoor voor alle medewerkers eenvoudiger en prettiger te maken nodig ik uit om hieronder te reageren.

Maarten

volg ons

en mis nooit de laatste updates