BLOG PAGE

STAY UP TO DATE

Hoe help je klanten op weg met documentbeheer?

 

De klant op weg helpen met documentbeheer begint met de bereidheid om je een beetje in document processen te verdiepen. Als je begrijpt welke documenten er op de verschillende afdelingen, zoals Verkoop, Administratie en HR, gebruikt worden ontstaan heel veel nieuwe kansen om klanten te helpen. De manier waarop er bij bedrijven met documenten gewerkt wordt is namelijk in heel veel gevallen vergelijkbaar.

 

Het initiatief ligt bij jou, als adviseur!

Laten we er vanuit gaan dat de meeste klanten zich niet bewust zijn van hun dagelijkse handelingen rondom documenten en werkprocessen. Ze doen gewoon hun werk en denken lang niet altijd na over mogelijke verbeteringen op het gebied van documenten. De valkuil is om samen met de klant naar alle werkprocessen te gaan kijken. Meestal kost dat veel tijd, dus geld en of je daar nu echt een diepere klantrelatie door krijgt kun je je afvragen. Neem hier dus zelf het voortouw in.

Stap 1: Begin met de secundaire, generieke processen

Documentbeheer is in 80% van de gevallen generiek; de wijze waarop medewerkers gezamenlijk werken aan een bestand (zoals een offerte) of de wijze waarop een bestand gedeeld wordt met een klant en ter archivering wordt opgeslagen in SharePoint. Toch geloof ik dat een groot gedeelte van de gebruikers nog geen comfortabel gevoel heeft bij het gebruiken van SharePoint voor eenvoudige document management handelingen. Jouw advies hierin moet het onderscheidende vermogen zijn. De kansen voor verbeteringen liggen voor het oprapen! Je kunt jouw klanten bijvoorbeeld al eenvoudig helpen door in SharePoint de juiste opzet aan te maken, bijvoorbeeld voor het beheren van uitgaande offertes of afgesloten inkoop contracten. Meetroo kan je hierbij ondersteunen middels standaard sjablonen, waardoor bijna er geen SharePoint kennis noodzakelijk is.

Het op weg helpen van klanten met documentbeheer begint dus door zelf een goed advies te geven over de Microsoft tools die al in heel veel gevallen de grootste uitdagingen voor de klant oplossen. Maar waar ligt dan de overtreffende trap? Dat is een stap die mogelijk iets buiten je comfortzone ligt, maar wel leidt tot intensivering van de klantrelatie. Klanten op weg helpen met de basisvaardigheden van document management is een essentiële stap die ieder bedrijf moet nemen.

Stap 2: Het verbeteren van de primaire processen

Als je klanten op weg hebt geholpen met de basisvaardigheden dan volgt vanzelf het moment dat er over meer kansen gesproken gaat worden, namelijk documentbeheer die thuishoort bij branche specifieke of functie gerelateerde scenario’s, zoals:

• Functie gerelateerd: Bijvoorbeeld een document die in een workflow zit om een bepaalde ISO kwaliteitsvereiste te waarborgen. Het document kan niet eerder naar de klant, voordat er een goedkeuring door een kwaliteitsmanager is gegeven.

• Branche specifiek: Het documentbeheer kan te maken hebben met wet-en regelgeving; een verzekeraar die verplicht is om een ‘copy PDF’ van een polis altijd voor een langdurige periode veilig en onvernietigbaar op te slaan.

Hulp nodig?

Vanuit Microsoft zijn er diverse scenario’s beschreven over werkzaamheden rondom informatie en communicatie van bepaalde persona’s of branches. Meetroo kan je hierbij ondersteunen middels standaard sjablonen en middels een team van freelancers. Daarnaast hebben we een groot netwerk van vakspecialisten en breng ik je met alle plezier in contact met branchespecialisten wanneer specifieke expertise nodig is. Het inrichten van dit soort processen is een zeer waardevolle dienst voor een klanten, waarmee je de strategische rol van de IT leverancier groter wordt.

De eerste stap? Neem documentbeheer op in je verkoopverhaal..

Maarten

volg ons

en mis nooit de laatste updates