BLOG PAGE

STAY UP TO DATE

Slechte toegang tot informatie is kostbaar!

Het is niet iets wat binnen organisaties eenvoudig meetbaar is, ‘de toegankelijkheid van informatie’, maar het is wel iets dat een enorme aanslag doet op het bedrijfsresultaat. Er worden jaarlijks vele miljoenen euro’s over de balk gegooid zonder dat bedrijven het door hebben.

Waar heb ik het over?

Het verborgen productiviteitslek

Onderzoek* geeft aan dat er maar liefst 4.3% van het Bruto Nationaal Product (BNP) in de US verloren gaat aan de tijd die medewerker nodig hebben om te zoeken naar bestaande informatie. Hetzelfde onderzoek geeft hiernaast aan dat er ook nog 3,6% van het BNP wordt uitgegeven aan medewerkers die content opnieuw creëren, welke al bestond, maar niet gevonden kon worden.

Als we kijken naar Nederland, zou dat betekenen dat we jaarlijks zo’n 62 Miljard euro verbranden! En dit gaat op voor elke organisatie: Een verlies van 8% van de arbeidscapaciteit. Doordat momenteel de hoeveelheid content binnen organisatie nog steeds elke 2 jaar verdubbeld wordt het probleem alleen nog maar groter.

Content bloat drains productivity by 8 percent

Welke risico’s zijn er nog meer?

De getallen uit het onderzoek zijn gemiddelden, waarbij alle soorten organisaties zijn meegenomen. Daarbij verwacht ik dat de percentages nog vele malen hoger zullen zijn bij bedrijven die diensten leveren en waar veel kenniswerkers werken. Hun werk bestaat immers grotendeels uit het vergaren en verspreiden van informatie. Maar, het gaat niet alleen om getallen. Er zijn meer risico’s die het foutief omgaan met informatie kostbaar maken. Bijvoorbeeld:

Het niet aantrekkelijk zijn voor een nieuwe generatie

Een verborgen risico is dat de bedrijven die hun content management niet goed op orde hebben, steeds minder aantrekkelijk zullen zijn voor de nieuwe generatie medewerkers. Sterker nog, uit verschillende onderzoeken blijkt dat 46% van de medewerkers overwegen een andere baan te kiezen, als gevolg van slecht werkende softwareoplossingen.

Onbekendheid over wie welke kennis heeft

Wie herkent het niet dat er vragen door een collega aan je gesteld worden waar je helemaal geen expertise over hebt? In de meeste organisaties wordt weinig tot geen tijd besteed aan het goed vastleggen wie welke kennis en kunde heeft. Hiernaast wordt belangrijke kennis van bedrijfsprocessen slecht vastgelegd, waardoor nieuwe medewerkers veel tijd nodig hebben om ingewerkt te raken. Zo zullen er nog veel meer voorbeelden zijn.

Maar wat is dan het antwoord om de onnodige kosten rondom informatie sterk te reduceren? Het snelste positieve resultaat op je bedrijfsbalans bereik je als je in staat bent om medewerkers minder te laten zoeken en door content beter te organiseren en beheren. Hiernaast kan een bedrijf een grotere concurrentievoorsprong verkrijgen door kennis makkelijker deelbaar en beschikbaar te maken.

De kracht van eenvoud

Door content (bestanden) niet langer op te slaan op de fileserver, maar in SharePoint met een bewezen structuur en duidelijke toegangsrollen, wordt een belangrijke stap gezet rond beheer en veiligheid. Door hiernaast de toegang tot content en applicaties stukken eenvoudiger te maken met ons Entree product, wordt informatie echt eenvoudig toegankelijk en wordt iedere medewerker in staat gesteld sneller te handelen en besluiten te maken op basis van actuele bedrijfsinformatie.

Als alle medewerkers goed worden begeleid in het gebruik maken van deze IT hulpmiddelen zal gegarandeerd de winstgevendheid van de organisatie sterk toenemen.

Maarten Visser

volg ons

en mis nooit de laatste updates