BLOG PAGE

STAY UP TO DATE

Hoe voer je een klantgesprek over SharePoint?

Meetroo-Hoe-voer-je-een-klantgesprek

Een klant begint een gesprek over Microsoft SharePoint. Dat is alvast een goed begin, want dat betekent dat hij mogelijk een opdracht voor je heeft. Maar welke vervolgvragen stel je hem dan? Omdat SharePoint op honderden manieren ingezet kan worden, om een breed scala aan bedrijfsdoelstellingen te realiseren, is het erg belangrijk om de achterliggende behoefte helder te krijgen.

Begin met het stellen van vragen

Het willen hebben van SharePoint Online is een heel andere soort vraag dan _‘Ik wil gebruik gaan maken van Exchange Online of Skype for Business’_. Dat zijn tools waarbij de meeste mensen een aardig beeld hebben waarvoor het gebruikt gaat gebruiken. Bij SharePoint is dat volledig anders. Enerzijds door het grote aantal user cases dat met SharePoint is in te vullen, anderzijds omdat mensen veel verschillende ervaringen hebben met SharePoint. Om deze redenen is het belangrijk enkele verdiepingsvragen te stellen. Zo kun je bepalen wat precies de doelstellingen zijn.

 
Redenen voor “Ik wil Microsoft SharePoint”

Een klant kan beginnen over SharePoint omdat hij slimmer wil samenwerken met externe partijen of bijvoorbeeld omdat hij de fileserver wil vervangen met behulp van OneDrive en SharePoint. Andere klanten willen een intranet, serieus aan de slag met document management of misschien wel bedrijfsprocessen automatiseren. De redenen zijn dus behoorlijk divers. Daarom is het bij een goed gesprek over SharePoint nuttig om de kernbehoefte eerst te hangen onder één van deze drie basis scenario’s:

• Informatie creatie en samenwerken.
• Informatie publiceren en consumeren.
• Bedrijfsprocessen automatiseren of voldoen aan kwaliteitscertificeringen of wetgeving (GDPR of ISO normering).

Als je weet onder welk scenario de kernbehoefte hoort ga je een nog verdere verdiepingsslag maken:


Informatie creatie en samenwerken – Collaboration

Kennis zit in content, het is het kapitaal van de organisatie. Het zijn voor dienstverlenende bedrijven de kroonjuwelen waarmee zorgvuldig moet worden omgegaan. Als goede gesprekspartner vraag je door om de behoeften nog beter te begrijpen, bijvoorbeeld:
1. Waar worden alle bestanden momenteel opgeslagen?
2. Welke uitdagingen zijn er in de huidige manieren van samenwerken?
3. Is er naast het samenwerken rond bestanden ook behoefte om interne communicatie middels email los te gaan laten in het voordeel van chat? (Microsoft Teams)

En, adviseer mee in een werkbare, duidelijke en toekomstbestendige structuur!

De meeste bedrijven zijn momenteel bezig met het afscheid nemen van de fileserver of NAS. Het belangrijkste wat in deze fase moet gebeuren is de creatie van een solide structuur binnen Microsoft SharePoint waarbinnen teams kunnen gaan samenwerken. Hierbij moet de data van de oorspronkelijke locatie worden overgezet naar deze nieuwe structuur.
Zie ook mijn vorige [blog](http://meetroo.nl/blog/item/260-verhuizen-van-data-is-serious-business) waarin ik uitleg dat je niet alles altijd moet meeverhuizen.


Publiceren – Share

Door het stellen van goede vragen kom je er achter wat de klant precies wil. Is het uitgangspunt bijvoorbeeld om informatie of kennis ter beschikking te stellen aan medewerkers? Wil men een traditioneel intranet of is men op zoek naar een moderne desktop van waaruit medewerkers toegang kunnen krijgen naar alle informatie bronnen, resources en bedrijfsapplicaties?

Als de klant wat groter is willen ze misschien wel een stap verder gaan door Yammer te gaan inzetten om de interne communicatie in de breedte te verbeteren. In deze fase geef je ook het advies om intern Community Managers te benoemen. Anders is zo’n traject gedoemd te mislukken.

Hoe groter de ambities van de klant, des te groter de verandering voor de organisatie. Door de klant zal er in de regel twee keer zoveel aandacht moet worden besteed aan veranderingsmanagement, dan aan de technologie. Dat gebeurt in de vorm van goede interne communicatie en training (adoptie)

Als men dit niet doet zullen medewerkers het nut niet inzien van de nieuw geïntroduceerde technologie en vallen zij terug op de oorspronkelijke manier van werken.


Wat kan er nog meer met Microsoft SharePoint?

Het neerzetten van een goede basis voor de samenwerken (fileserver vervanging) en het toevoegen of het realiseren van betere toegang tot informatie en kennis. Dat zijn zaken die met ons meetroo entree product, zonder inzet van een SharePoint specialist, te doen zijn. Begeleiding van een trainer om power users op te leiden is wel noodzakelijk bij deze trajecten.

Voor de meeste andere verzoeken, bijvoorbeeld op het gebied van bedrijfsprocessen automatiseren (workflows), PowerApps en recordmanagement (beleid rond data retentie), is het verstandig een SharePoint expert bij het project te betrekken. Mocht je deze specialist niet in huis hebben dan is de klant doorsturen naar een ervaren en betrouwbare ZZP-er, of een System Integrator die deze mensen wel in dienst heeft, in de meeste gevallen de verstandigste optie.

Ter afsluiting

Ik hoop dat deze blog je inspiratie heeft gegeven om een nog betere Microsoft SharePoint gesprekspartner te worden. Veel succes met het stellen van veel vragen en het maken van heel veel verdiepingsslagen.

De eerste drie nieuwe Microsoft Partners die on in Maart bellen op 088-0043999 zal ik persoonlijk assisteren bij hun volgende SharePoint klantgesprek.   

Maarten Visser

 

volg ons

en mis nooit de laatste updates