BLOG PAGE

STAY UP TO DATE

Verhuizen van data is serious business

Wat gebeurt er als je zelf gaat verhuizen?

Als je besluit om zelf te gaan verhuizen dan neem je in de meeste gevallen een verhuizer in dienst. Je huisraad is waardevol, het is niet iets wat je dagelijks doet en je wilt alles netjes op de goede plek hebben. Daarnaast komt over het algemeen een behoorlijke factor stress bij kijken. Er moet altijd meer gebeuren dan van te voren bedacht was en niet alles loopt zoals gepland.

Datamigratie – de grootste zakelijke verhuizing

Veel bedrijven zijn ook aan het verhuizen; Het verhuizen van data van traditionele fileservers en netwerkschijven naar cloud omgevingen zoals Microsoft OneDrive en SharePoint. Ik durf te beweren dat deze verhuizing een stuk veelomvattender is. Als je bedenkt hoeveelheid ‘dozen’ met papieren documenten je zou hebben als de digitale wereld niet zou bestaan, dan zou je waarschijnlijk heel wat vrachtwagens nodig hebben.

Daarom wil ik eens een stelling deponeren:

Datamigratie is serious business en tools om dit te bereiken, zoals Sharegate of andere SharePoint migratie tools zouden altijd aangeboden moeten worden en een verplicht onderdeel van de offerte moeten zijn als je veel te verhuizen hebt

In de dagelijkse praktijk zie ik nog wel eens dat de het een gestructureerde datamigratie geen onderdeel is van een onboarding proces en dit overgelaten wordt aan de klant. In de meeste gevallen komt dat doordat de klant er geen geld voor wil betalen en het uit de offerte laat halen.

Vanuit Meetroo willen we partners en eindklanten erop wijzen dat dit zeer onverstandig is en dat de gevolgen van dataverlies en het niet kunnen vinden van informatie een veelvoud aan kosten met zich zal meebrengen. Het goud van de onderneming zit immers opgeslagen in deze data en je moet er net zo voorzichtig en secuur mee omgaan als je eigen huisraad of bedrijfsinventaris.

Voorzichting de rommel opruimen

Als je bezig gaat met datamigratie, dan is dat ook een uitgelezen moment om op te gaan ruimen. Symbolisch kun je naar de zolder gaan en zien welke oude spullen meegenomen moeten worden en bruikbaar zijn. Soms zitten daar ook diamantjes tussen. Dat zijn documenten die vergeten waren, maar na jaren nog steeds uitermate waardevol zijn. Ze mogen niet zomaar in een digitale kelder belanden omdat ze meer dan een paar jaar oud zijn.

Het resultaat - een nieuwe opgeruimde digitale omgeving

Net zoals bij een gewone verhuizing wil je dat je medewerkers geruisloos gebruik kunnen gaan maken van de nieuwe omgeving. Het in gebruik nemen van het nieuwe digitale kantoor moet een prettige ervaring zijn voor medewerkers. Daarbij hoort niet dat zij na de migratie op zoek moeten gaan naar bestanden die verkeerd zijn afgeleverd. Een probleemloze datamigratie waarna alles netjes, vindbaar en opgeruimd is, is van grote invloed op een positieve ervaring met Office 365 en de dienstverlening van de partner.

Probleemloos migreren

Om probleemloos naar cloud omgevingen te migreren adviseren we je deze drie stappen te volgen:

Stap 1: Inventarisatie en mapping

Dit is de inventarisatie van de data op afdelingsniveau, met mensen die eigenaar zijn van de data en de juiste kwalificatie kunnen doen. Tevens wordt gezamenlijk gekozen hoe de oude mappenstructuur wordt overgezet in SharePoint Online open Communicatie sites en al dan niet gesloten SharePoint Team sites. Meetroo levert sinds kort een handig inventarisatie formulier dat de per afdeling kan worden ingevuld. Ook wordt in deze fase de planning voor communicatie, training en ingebruikname vastgesteld.

Stap 2: Adoptie en stapsgewijze migratie

Op basis van de planning kan er gestart worden met communicatie en training. Niet op één moment alle data migreren naar een nieuwe omgeving is vaak de beste oplossing, waardoor meer focus kan worden gehouden dat alles wat waardevol is ook wordt meegenomen en op de juiste plek terecht komt. Daarnaast stelt het enkele gebruikers in staat ‘power user’ te worden, waar medewerkers op kunnen leunen wanneer de gehele organisatie over gaat.

Stap 3: Gebruik en Nazorg

Op de afgesproken datum (idealiter op een maandag, waarbij er ook een support medewerker van de partner aanwezig is) wordt gecontroleerd of de verhuizing probleemloos is verlopen, of technisch alles goed is ingesteld en kunnen er tips gegeven worden in het slimmer en effectiever samenwerken.

Tot slot

Bij Meetroo zien wij data migratie als essentieel onderdeel van de digitale transformatie, wat je niet zomaar even doet en wat een tijds investering vraagt van de klant en de IT partner. Wij helpen met onze producten en kennis graag dit proces zo goed mogelijk te laten verlopen.

Maarten Visser

volg ons

en mis nooit de laatste updates