BLOG PAGE

STAY UP TO DATE

Fileserver? De deur uit!


Een file server; wellicht staat hij in de bezemkast, soms is het een NAS, of staat hij in een dure serverkast. Veel bedrijven hebben er nog één, maar na vijftig jaar lijkt het einde van deze servers echt in zicht. Eindelijk konden vorig jaar, dankzij de nieuwe ‘Next gen’ OneDrive clients, de persoonlijke homedrives worden vervangen. En door de ondersteuning van SharePoint Document Libraries sinds een paar maanden ook de afdeling en overige shares. De laatste update van Windows 10, de Fall Creators Update, biedt organisaties een veel beter alternatief. Deze versie is uitgerust met een nieuwe, cruciale functie waar gebruikers lang op moesten wachten. File servers worden hiermee écht overbodig.

Waarom organisaties in 2018 massaal afstappen van de fileserver

Tegenwoordig werken mensen werkplek onafhankelijk. Ze willen overal eenvoudig toegang hebben tot bestanden en zijn gewend vanuit hun Windows Verkenner direct te navigeren naar afdelingsbestanden waar ze mee werken. Een gewoonte die slecht is af te leren. Dropbox heeft daar slim op ingespeeld door een cloud filestructuur op lokale computers aan te bieden. Hun oplossing sluit aan op de ervaring van medewerkers om te slepen met documenten; met deze manier van werken zijn de meeste mensen opgegroeid. Natuurlijk konden we een 'drive mapping' leggen naar een SharePoint Document Bibliotheek, maar dit was fout gevoelig en had diverse nadelen zoals authenticatie timeouts en functionaliteit.

Nieuwe feature: Sync on demand

Windows 10 levert eindelijk de mogelijkheid bestanden in Office 365 Groups, Microsoft Teams (beide gebruiken SharePoint document bibliotheken) en OneDrive direct te benaderen: de files hoeven niet langer te worden gesynchroniseerd. Dit is mogelijk dankzij de ‘Sync on Demand’ feature. Wanneer je een specifiek bestand aanklikt, wordt alleen dit bestand gesynchroniseerd naar je PC of Mobiel device. Het feit dat dit nu echt gebruikersvriendelijk, veilig en beheersbaar kan plaatsvinden biedt Cloud Service Providers diverse kansen. Zij kunnen nu bij klanten de file servers en alternatieve fileshare oplossingen weghalen en vervangen voor de veel beter geïntegreerde oplossingen: SharePoint Modern Team Sites en Microsoft Teams.

Geen beperkende limieten meer

In het verleden kende SharePoint diverse beperkingen rond bestandsgrootte, het aantal bestanden en het gebruik van leestekens. Inmiddels zijn deze beperkingen verwijderd en kunnen zo’n 30 miljoen bestanden worden opgeslagen in 1 document bibliotheek en is de maximale upload grootte 15GB. Limieten zijn dusdanig verhoogd, dat grote aantallen data geen beperking meer vormen. Wanneer een volledige document bibliotheek wordt gesynchroniseerd naar PC’s, wordt geadviseerd niet meer dan 100.0000 bestanden in 1 document bibliotheek op te slaan.

Welke voordelen biedt SharePoint boven de file server?

Om te beginnen kan alle data vanaf één plek worden doorzocht en zijn bestanden eenvoudig en veilig te delen met externen. Alle modificaties op bestanden worden in audits vastgelegd en zijn door niemand te manipuleren. Al deze functies, samen met de vele mogelijkheden rond data retentie, policies, eDiscovery en LegalHolds, zorgen ervoor dat bedrijven stukken eenvoudiger voldoen aan wet- en regelgeving, zoals het nu veel besproken Europese privacy wetgeving (GPDR).

Geen last meer van virus of randsomware

OneDrive, en binnenkort ook SharePoint, houden alle wijzigingen bij op bestandsniveau. Hierdoor kan een gebruiker of een Admin alle modificaties tot een bepaald moment in tijd terugspoelen. Met deze functionaliteit wordt eventuele schade als gevolg van een virus of randsomware eenvoudig ongedaan gemaakt. Op het gebied van veiligheid bieden SharePoint en OneDrive nog diverse andere features die tot voor kort alleen betaalbaar waren voor multinationals, zoals het gebruik van Digital rights Management (DRM) en Information Rights Management (IRM). In een komende blogpost zullen we hier dieper op in gaan.

 

 

 

volg ons

en mis nooit de laatste updates