BLOG PAGE

STAY UP TO DATE

De toekomst is decentraal

 

In veel bedrijven is het beheer van de intranet omgeving in handen van HR, IT of communicatie medewerkers. Nieuwe informatie toevoegen of bestaande info bijwerken? Daar voelen andere afdelingen zich niet, of nauwelijks, verantwoordelijk voor. Ze nemen vaak niet de moeite en vinden het veel te omslachtig. Dat is mij echt een doorn in het oog. Medewerkers die eenvoudig toegang hebben tot bedrijfsinformatie zijn beter in staat zelfstandig te werken en beslissingen te nemen. Ze zijn minder afhankelijk van collega’s en dat maakt een organisatie als geheel vele malen productiever! Vandaar mijn pleidooi voor het afschaffen van het traditionele centraal beheerde intranet. Weg ermee!

Hoe krijg je dit voor elkaar?

Eén ding is essentieel: informatie en kennis moet zijn opgeslagen op een plek waar iedereen bij kan. Op veel fileshares en SharePoint team sites is te veel informatie niet toegankelijk of onvindbaar. Dit probleem is eenvoudig op te lossen met Meetroo Entree en het aanmaken van een decentraal intranet op basis van SharePoint Communication Sites.

SharePoint Communication en Hub Sites

Sinds augustus hebben alle Office 365 tenants dit nieuwe SharePoint template tot hun beschikking. Voor elke afdeling, dienst en kennisgroep is het nu mogelijk een mooie en bruikbare site aan te maken, waar informatie eenvoudig op wordt gepubliceerd. Het toevoegen van documenten, nieuws, evenementen en andere informatie is voor iedereen te leren. Al binnen een half uurtje kan iemand een goed ogende webpagina opstellen.

In de eerste helft van 2018 krijgen we er een nieuw type SharePoint site bij, de SharePoint Hub Site. Met de SharePoint Hub site wordt het mogelijk om meerdere Communication of Team sites te koppelen. Wanneer een Communication of Teamsite wordt gekoppeld aan de Hub Site wordt automatisch de branding en navigatie toegepast overgenomen. Hiernaast kan content gepubliceerd op de gekoppelde sites automatisch geaggregeerd worden op de Hub site, hierbij moet je denken aan recente documenten, evenementen en andere SharePoint list items. Met de komst van de Hub Site adviseert Microsoft geen gebruik meer te maken van subsites, over dit onderwerp heeft Maarten een video opgenomen op Microsoft Ignite.

Digitaal loket

Vooral ondersteunende afdelingen zoals IT, HR, Faciliteiten en Financiën profiteren van een eigen SharePoint Communication site. Zij kunnen deze omgeving inzetten als digitaal loket waarop medewerkers van de afdeling documenten, nieuws en evenementen kunnen toevoegen. Ook is het de plek om processen te initiëren of support vragen te beantwoorden. Zo fungeert de SharePoint Site echt als servicepunt van een afdeling. Via Meetroo Entree navigeer je met één klik naar deze plek. Informatie en processen zijn zo eenvoudig te vinden.

Toch centraal

Met Meetroo Entree, Microsoft Home en de SharePoint mobile app wordt alle informatie, die decentraal wordt gepubliceerd, door verschillende afdelingen en kennisgroepen op een centrale plek samengebracht. Hier worden alle nieuwsberichten van verschillende sites gevonden. Ook kun je zien welke activiteit op een SharePoint site heeft plaatsgevonden, zoals nieuw toegevoegde of bewerkte documenten. Hoog tijd om te starten met het decentraal publiceren van informatie!

volg ons

en mis nooit de laatste updates