BLOG PAGE

STAY UP TO DATE

Productiever werken? Verander je email gedrag!

Wat als je eens een bekende gewoonte doorbreekt, waardoor je slimmer met je tijd omgaat, je prettig productief bent en veel meer kunt doen op één dag? Veel mensen hebben de gewoonte de werkdag te beginnen met het lezen en verwerken van hun mail. Maar als je mailt op vaste momenten, kun je je tijd veel beter managen. Neem jezelf daarom voor om voor twaalf uur niet je mailbox in te kijken.

3 adviezen om je mail te verwerken

Wist je dat ’s ochtends het beste moment is om geconcentreerd werk af te krijgen? In die eerste drie à vier uur van de werkdag heb je energie en rust in je hoofd. Je bent dan beter in staat die complexe offerte af te schrijven. Of een ingewikkeld technisch probleem op te lossen waar je al dagen tegenaan hikt. Als je tussentijds wel andere taken doet, zoals telefoon of mail, kun je met hetzelfde werk een hele dag bezig zijn.

Voel je goed tijdens de lunch

Dus zet je telefoon op snooze, delegeer spoedzaken en spreek met collega’s af wie die ochtend de telefoon opneemt. De beloning die je met deze gedragsverandering verdient: Je voelt je goed tijdens de lunch. Je hebt immers serieuze voortgang geboekt en nog een halve dag de tijd om minder geconcentreerd te werken.

Getting Things Done

Hoe ga je vervolgens na twaalven door die berg mail heen, die als een brij op je afkomt? Verwerk deze effectief. Tien jaar geleden werd ik geïnspireerd tot een andere manier van werken door het ‘Getting Things Done principe’; beschreven in het gelijknamige boek van David Allen. Zijn 3 adviezen:

  • Mail die je binnen twee minuten kan verwerken, behandel je meteen. Daarna haal je het bericht uit de weg door het te archiveren.
  • Mail waar je waarschijnlijk niets mee gaat doen – het is niet belangrijk en heeft geen spoed – kun je delegeren of archiveren. Misschien komt het ooit nog ter sprake.
  • Eén soort mail blijft er dan nog over: belangrijke berichten die niet binnen twee minuten zijn te beantwoorden. ‘Flag’ deze berichten; zet een vlaggetje in Outlook, hang er een datum aan en maak een takenlijstje in je mailbox. Zo zijn ze makkelijk uit Outlook te filteren.

Weg met de submapjes

En mail verplaatsen naar submapjes? Dat is echt niet meer nodig. Sinds een jaar heeft Outlook een knop, waarmee je mail met één druk op de knop archiveert. Aparte mapjes zijn verleden tijd, want door de verbeterde kwaliteit van de zoekfunctie van Outlook kun je alle mail eenvoudig en veel sneller terugvinden.

Probeer deze manier van werken maar eens een werkmaand vol te houden en focus volledig op je einddoel. Je zult zien dat je veel meer werk gedaan kan krijgen in een dag!

volg ons

en mis nooit de laatste updates