BLOG PAGE

STAY UP TO DATE

Help, mijn bedrijf en klanten hebben last van info stress!

Info stress, echt iets van deze tijd? Nee hoor, twintig jaar terug was het ook al onderwerp van gesprek. Kijk deze oude Van Kooten en De Bie er maar eens op na. Wel is de info stress alleen maar erger geworden. Veel erger zelfs. Inmiddels is het een groot probleem, met name voor mensen met een kantoorbaan.

De manier waarop medewerkers met informatie omgaan, is afhankelijk van de cultuur binnen een bedrijf. Hoe werk je samen en breng je elkaar op de hoogte? Is e-mail het belangrijkste communicatiemiddel? Tja, laat dat nou net de grootste veroorzaker van info stress zijn. Sommige mensen krijgen letterlijk pijn in hun buik als ze hun inbox moeten openen. Verwerking van mail is tijdrovend en vaak ondoenlijk geworden. Ook de CC-cultuur loopt de spuigaten uit, zeker in bedrijven met een groot middenmanagement. Tweehonderd mails per dag zijn hier eerder regel dan uitzondering. Kan dit niet anders?

Kijk naar doelgroep en urgentie 

Info stress is op te lossen als je als bedrijf strikte regels opstelt. Verstuur bijvoorbeeld alleen mail als het communicatie betreft tussen twee tot maximaal vier personen. En mail alleen over zaken die geen spoed hebben. Medewerkers met haast kunnen simpelweg de telefoon pakken of via Instant Message van Skype communiceren. 

Moet je communiceren met meerdere mensen? Gebruik dan betere hulpmiddelen zoals Microsoft Teams, Office 365 Groups of een SharePoint Teamsite.Communicatie naar de hele organisatie doe je via een SharePoint intranet portaal of via Yammer; het intern spammen moet nu echt stoppen.

Geen attachements

Ik heb al eerder geblogd over het sturen van attachements. Zelf stuur ik bijna nooit meer mails met een attachement, zelfs niet naar externen. Ik vind dat asociaal! Bestanden delen doe ik via One Drive of SharePoint. Natuurlijk, in het begin vereist dit discipline, maar vervolgens wordt deze manier van werken normaal. Nu denk ik eerst na voordat ik ga communiceren. Ook vertel ik mijn medewerkers wat ik van ze verwacht en met welke communicatiemiddelen ik wil worden aangesproken. Vandaar dat we binnen Meetroo geen last hebben van info stress ;-)

PS: Vraag je je af hoe je Microsoft Teams en Office 365 Groups kunt inzetten om info stress te beperken? Volg dan ons webinar.

volg ons

en mis nooit de laatste updates