BLOG PAGE

STAY UP TO DATE

Bestanden mailen is asociaal!

Veel bedrijven leven nog in de middeleeuwen, tenminste als we het hebben over effectieve samenwerking. Men spamt elkaar nog dagelijks met bestanden, waardoor elke medewerker, met tegenzin, zijn lokale datamanagement (zelf folders aanmaken en bijhouden) moet doen. Heel middeleeuws. Zolang informatie wordt uitgewisseld via e-mail of Skype, hebben andere medewerkers, of toekomstig personeel, hier geen toegang toe. Mailboxen van individuele personen lopen vol, terwijl de kennis niet toegankelijk is voor de rest van het bedrijf. Dat is asociaal! Zo martel je jezelf en je collega's, terwijl er veel betere alternatieven zijn.

Wordt het geen tijd om met de tijd mee te gaan?

Eenvoudige toegang tot informatie is belangrijk; het stelt medewerkers in staat sneller en beter beslissingen te nemen. Maar zelfs waar hulpmiddelen als SharePoint worden ingezet, gebruiken bedrijven dit vaak puur voor datamanagement. De mogelijkheid van informatie- of kennismanagement wordt niet benut. Zo wordt SharePoint - in plaats van de fileserver - weer een nieuwe bak om data in te gooien. Heel plat, zonder doordachte structuur; gewoon omdat een plek wordt gezocht om bestanden in op te slaan.

Van data naar collectieve kennis

Wil je van data waardevolle informatie maken, denk dan eens goed na hoe je jouw bedrijfsgegevens wilt structureren en classificeren. Zonder structuur in je data, is deze per definitie minder goed toegankelijk en wordt het lastiger informatie te vinden. Vervolgens moet de informatie intern, of in een keten van netwerkpartijen, worden ingezet als kennis. Klinkt ingewikkelder dan het is. Door informatie op te slaan in proces-, kennis- of projectsites, krijgen de juiste mensen, binnen en buiten de organisatie, toegang. Ook moet een bedrijf de mogelijkheid creëren via sociale tools discussie rond documenten en informatie te organiseren. Dan kun je echt op een gestructureerde manier van elkaar leren. Vaak is het ook nuttig Yammer in te zetten, zodat je met elkaar ideeën, meningen en suggesties kunt delen. En als alle betrokkenen dit kunnen inzien, nu en in de toekomst, dan pas ontstaat er kennis...

Elke organisatie zou natuurlijk moeten streven naar het bereiken van meer inzicht en collectieve kennis opbouw. Helaas is er nog een lange weg te gaan…

volg ons

en mis nooit de laatste updates